Как организовывается архивная обработка документов?

Оптимальная обработка документов основана на методологии, которая состоит из трех последовательных и взаимодополняющих этапов. Даже если эта миссия может быть осуществлена внутри Организации (если и только при наличии соответствующих навыков), предпочтительно, чтобы ее сопровождали специалисты, специализирующиеся на архивных миссиях. Заказать услуги специалистов по архивной обработке https://bookbinding-service.ru/archiving можно в компании «Переплетная Служба».

Во-первых, необходимо провести ревизию ситуации с целью получения точной инвентаризации всего документального наследия. На этом первом этапе будет определено, какие документы должны храниться, а какие могут быть уничтожены, поскольку они не имеют юридической или коммерческой ценности. Эта работа также поможет разработать древовидную структуру документальных коллекций путем определения категорий и подкатегорий.

Во-вторых, работа по архивной обработке документов будет сосредоточена на переводе документов в цифровой формат для ведения надежной записи в этом формате и облегчения доступа для сотрудников и коллег. Для обеспечения удовлетворительной рабочей среды, этот второй шаг должен быть сделан совместно с инженерами-компьютерщиками, которые будут разрабатывать программное обеспечение для безопасного управления документооборотом. Такая оцифровка должна защищать государственные или частные структуры от манипулирования данными или взлома конфиденциальной информации.

Наконец, эффективная архивная обработка представляет собой долгосрочный процесс и обеспечивает миссии по мониторингу и контролю. Нельзя допускать возвращения вредных привычек, а документальная дезорганизация не должна вновь наказывать деятельность соответствующей структуры. Для этой цели предпочтительно направить в эту миссию одного или нескольких сотрудников.

Назначенные сотрудники должны быть знакомы с используемой методикой и нормативной средой, регулирующей работу с архивами и профессиональными документами. Такой мониторинг и контроль позволит проанализировать сроки хранения документов в соответствии с законом, проверить подлинность подписей (легко фальсифицируемых на цифровом носителе) и целостность хранящихся документов.